Privacy policy

1.  Aartsen

Onder Aartsen wordt in deze privacyverklaring verstaan: Aartsen Group B.V., Aartsen Holding B.V., Aartsen Breda B.V., Aartsen Venlo B.V., Aartsen Vastgoed B.V, Aartsen N.V. en Aartsen Asia Ltd.. Aartsen hecht grote waarde aan zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige informatie van haar (website)bezoekers, klanten, relaties, kandidaten en werknemers. Wij zijn actief in de Europese Economische Ruimte (EER) en wij bewaren onze gegevens op servers in de EER, tenzij anders aangegeven.

Deze privacyverklaring is van toepassing voor de volgende entiteiten:

• Aartsen Group B.V.

• Aartsen Holding B.V.

• Aartsen Breda B.V.

• Aartsen Venlo B.V.

• Aartsen Vastgoed B.V.

• Aartsen N.V.

• Aartsen Asia Ltd.

Wij verwerken uw persoonsgegevens als u gebruik maakt van onze dienstverlening, applicaties, websites, software, klantenacties en/of als u via ons deelneemt aan al dan niet door derden georganiseerde evenementen. Dit noemen wij hierna de “Dienst”. In deze privacyverklaring vatten wij samen wanneer en hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beveiligen.

2.  Algemeen

Wij kunnen bepalingen van deze privacyverklaring wijzigen. Als wij dat doen, dan laten wij u dat weten. Toch raden wij u aan af en toe zelf te controleren of de privacyverklaring is gewijzigd.

3.  Welke persoonsgegevens verzamelen we en voor welke doeleinden?

Er zijn een aantal manieren waarop wij uw persoonsgegevens kunnen verzamelen. In deze paragraaf leggen wij u uit welke persoonsgegevens wij van u kunnen verzamelen. De persoonsgegevens zijn gesorteerd naar de verschillende verwerkingsdoelen. Naast ieder doel staat hoe lang de persoonsgegevens voor dat doel worden bewaard. Indien zich wijzigingen voordoen in wettelijke bewaartermijnen, dan gaan die voor op de bewaartermijnen die in deze privacyverklaring worden genoemd.

3.1 Verwerkingen op grond van een wettelijke grondslag

3.1.1. Administratieverplichtingen: wij bewaren uw persoonsgegevens max. 10 jaar:

• naam

• adres

• aankopen en facturen (indien van toepassing)

• btw-identificatienummer of uw ID bewijs

Indien u gebruik wilt maken van onze Dienst, moet u deze persoonsgegevens verplicht aan ons verstrekken. De reden hiervoor is dat wij deze gegevens nodig hebben om te voldoend aan onze wettelijke verplichtingen.

3.1.2. Noodzakelijke verwerkingen

Verwerkingen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst die u gesloten heeft met ons. Algemeen: wij bewaren deze persoonsgegevens maximaal tot 2 jaar na het eindigen van de overeenkomst dan wel na het eindigen van de Dienst.

• uw naam

• uw privé en/of zakelijk e-mailadres (o.a. voor het opnemen van contact over de Dienst)

• uw zakelijke en privételefoonnummer

• geboortedatum

• uw privé en/of zakelijk (woon)adres

• overige persoonsgegevens die u verstrekt bij het opnemen van contact met ons

Indien u gebruik wilt maken van onze Dienst, moet u deze persoonsgegevens verplicht aan ons verstrekken. De reden hiervoor is dat deze persoonsgegevens nodig zijn om de Dienst aan u te kunnen leveren.

3.2 Verwerkingen voor het behartigen van onze gerechtvaardigde belangen

3.2.1 Het verbeteren van onze dienstverlening: wij bewaren deze persoonsgegevens maximaal gedurende 2 jaar nadat zij zijn verzameld:

• naam

• een nummer om u te identificeren op onze diensten (user- of sessie-ID)

3.2.2 Het veilig houden van de Dienst: wij bewaren uw persoonsgegevens tot maximaal 6 maanden nadat zij zijn verzameld:

• IP-adres

• een nummer om uw apparaat te identificeren op onze diensten (device-ID)

• een nummer om u te identificeren op onze diensten (user- of sessie-ID)

• het door u gebruikte besturingssysteem

• tijd, datum en plaats van inloggen

3.2.3 Om u te informeren over onze andere diensten: wij bewaren deze persoonsgegevens totdat u aangeeft geen marketinginformatie meer te willen ontvangen:

• e-mailadres

3.2.4 Indien u bij ons solliciteert: wij bewaren deze persoonsgegevens tot maximaal 4 weken na het eindigen van de sollicitatieprocedure, of tot maximaal 1 jaar na het eindigen van de sollicitatieprocedure indien u daarom verzoekt:

• naam

• adres

• e-mailadres

• telefoonnummer

• motivatiebrief en curriculum vitae en de daarin verwerkte gegevens (zoals foto, opleidingen, stages, werkervaring en trainingen)

• gegevens over uw beschikbaarheid

• overige gegevens die u in het kader van uw sollicitatie hebt verstrekt

Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van een belangenafweging. Wilt u de gegevens onder 3.3.1. of 3.3.2 niet verstrekken, dan vragen wij u ons dit te laten weten onder vermelding van uw motivering. Wij zullen uw motivering meenemen en nogmaals de belangenafweging maken. Indien wij na de nieuwe belangenafweging tot de conclusie komen dat u uw persoonsgegevens toch dient te verstrekken, dan kunt u onze Dienst niet gebruiken indien u weigert de persoonsgegevens te verstrekken. Meer informatie over uw rechten kunt u hieronder onder het kopje ‘Uw rechten’ lezen. U kunt uzelf afmelden voor de verwerking genoemd onder 3.3.3. door de afmeldinginstructies te volgen die bij elke marketing e-mail zijn opgenomen. Als u zich afmeldt, dan heeft dit geen gevolg voor onze mogelijkheden om u belangrijke e-mails te sturen over de Dienst en uw account. Daarnaast heeft het geen gevolg voor onze mogelijkheid om uw persoonsgegevens te gebruiken zoals wij hebben beschreven in deze privacyverklaring.

3.3 Verwerking met uw toestemming.

3.3.1 Om u (op uw verzoek) te informeren over de door u gevolgde dienst of andere door ons aangeboden diensten: wij bewaren uw persoonsgegevens totdat u aangeeft geen marketinginformatie meer te willen ontvangen:

• naam

• organisatie waar u werkzaam bent

• privé en/of zakelijk e-mailadres

• uw privé en/of zakelijk (woon)adres

3.3.2 Om u op uw verzoek te informeren en te antwoorden op uw vragen: wij bewaren deze persoonsgegevens tot maximaal 2 maanden nadat uw verzoek of vraag is afgehandeld:

• naam

• organisatie waar u werkzaam bent

• privé en/of zakelijk e-mailadres

• overige persoonsgegevens die u invult bij het opnemen van contact met Aartsen

3.3.3 Beeldmateriaal (bij al dan niet door derden georganiseerde evenementen)

• foto’s

• video’s

• overig beeldmateriaal

3.3.4 Tracking cookies

Aartsen deelt cookies uit wanneer je Aartsen.com bezoekt.

Dankzij cookies hoef je niet steeds dezelfde informatie in te voeren of te downloaden wanneer je bij ons terugkomt. Bovendien helpen ze ons inzien hoe je onze website gebruikt en hoe wij de zaken beter en klantvriendelijker kunnen maken. Het moet gezegd worden: we gebruiken ze ook voor marketingdoeleinden.

Daarnaast maken we gebruik van JavaScript. Hiermee kunnen we waardevolle informatie bewaren, soms in combinatie met cookies en (web)beacons. Zoals het onthouden van uw winkelwagen of het tonen van eerder bekeken producten.

Als je onze website optimaal wilt gebruiken, dan is het nodig dat u onze cookies accepteert. Gelukkig is dat heel makkelijk.

Natuurlijk gaan we voorzichtig om met de gegevens die we verzamelen. U kunt zelf aangeven wat we van je mogen volgen, door voor het Standaard- of Persoonlijke cookie-pakket te kiezen.

Lees meer over tracking cookies

3.3.5 Externe links

Onze website kan verwijzen naar websites van derden die wellicht ook cookies gebruiken. Wij hebben geen controle over de cookies die deze websites gebruiken. Bekijk de privacyverklaring van de betreffende website voor verdere informatie.

Cookies worden opgeslagen op uw computer en kunnen te allen tijde verwijderd worden. Klik op een van onderstaande links voor uitleg:

• Chrome

• Internet Explorer

• Firefox

• Safari

• Opera

Het is belangrijk te weten dat het gebruik van cookies op onze website veilig is. Cookies resulteren niet in spam of ongewenste e-mails of telefoontjes. Onze cookies worden niet gebruikt om een persoonlijk profiel op te bouwen.

4. Delen van persoonsgegevens

U bent niet verplicht om persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Indien u de persoonsgegevens niet aan ons verstrekt, dan heeft dit geen negatieve gevolgen voor uw gebruik van de Dienst. U kunt de Dienst dus gewoon blijven gebruiken. Wij verwerken deze persoonsgegevens alleen als u daarvoor toestemming heeft gegeven en ze worden ook pas verwerkt als u daadwerkelijk toestemming heeft gegeven of zelf de persoonsgegevens heeft verstrekt.

Wij verkopen of verhandelen geen persoonlijke informatie van u aan anderen. Dit is alleen anders als wij dit hebben aangegeven in deze privacyverklaring.

4.1 Delen met verwerkers

Wij kunnen anderen vragen om te helpen bij het verlenen van de Dienst. Het kan voorkomen dat deze derden hierdoor uw persoonsgegevens verwerken. Deze derden worden in deze privacyverklaring verder “Verwerker” genoemd. Met deze Verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten.

Wij maken gebruik van de volgende soorten Verwerkers:

• opslag van (persoons)gegevens en databasebeheer en -onderhoud;

• onderzoeksbureaus en analytische software om onze dienstverlening te verbeteren (o.a. privacyvriendelijk ingesteld Google Analytics, waardoor geen persoonsgegevens met Google gedeeld worden)

• hosting provider(s)

• aanbieders van relatiebeheer software, en

• beheerders van video’s en opslag daarvan

• marketing- en/of communicatiebureaus en drukkerijen

In sommige gevallen kan de Verwerker uw persoonsgegevens namens ons verzamelen. Wij informeren Verwerkers dat zij persoonsgegevens die zij van ons verkrijgen alleen mogen gebruiken om het verlenen van de Dienst mogelijk te maken. Verwerkers mogen deze gegevens niet gebruiken om reclame te maken.

Als u zelf aanvullende informatie aan deze verwerkers verstrekt, dan zijn wij hiervoor niet verantwoordelijk. Het is verstandig om uzelf goed te informeren over de Verwerker en zijn bedrijf, voordat u uw persoonsgegevens verstrekt.

4.2 Delen met uw toestemming

Wij kunnen ook persoonsgegevens delen met anderen als u ons daarvoor toestemming geeft. We kunnen bijvoorbeeld met andere partijen samenwerken om u specifieke diensten of aanbiedingen aan te bieden. Als u zich inschrijft voor deze diensten of marketingaanbiedingen, dan kunnen wij uw naam of contactgegevens verstrekken als die nodig zijn om die dienst te verlenen of contact met u op te nemen.

4.3 Onze wettelijke verantwoordelijkheid

Wij mogen ook persoonsgegevens met derden delen indien dit:

• redelijkerwijs noodzakelijk of passend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;

• nodig is om te voldoen aan wettelijke verzoeken van autoriteiten;

• nodig is om op eventuele aanspraken te reageren;

• nodig is om de rechten, eigendom of veiligheid van ons, onze gebruikers, onze medewerkers of het publiek te beschermen;

• nodig is om onszelf of onze gebruikers te beschermen tegen frauduleus, beledigend, ongepast of onwettig gebruik van de Dienst.

Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte stellen indien een overheidsinstantie een verzoek doet dat betrekking heeft op uw persoonsgegevens, tenzij wij dit niet mogen op grond van de wet.

4.4 Fusie of verkoop (deel) van de onderneming

Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens openbaar maken, delen of overdragen als wij een gedeelte van ons bedrijf overdragen. Voorbeelden hiervan zijn (onderhandelingen over) een fusie, verkoop van onderdelen van de onderneming of het verkrijgen van financiering. Wij zullen uiteraard proberen de impact voor u zoveel mogelijk te beperken door persoonsgegevens alleen over te dragen als dat noodzakelijk is.

5.  Bescherming van persoonsgegevens

Wij vinden het belangrijk om uw persoonsgegevens zorgvuldig te behandelen en beveiligingen. Wij hebben daarom passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Wij hebben in ieder geval de volgende maatregelen genomen:

• fysieke en elektronische maatregelen die zijn ontworpen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen

• een TLS (Transport Layer Security)-technologie om transmissie van gevoelige informatie of persoonsgegevens naar ons te versleutelen, zoals accountwachtwoorden en andere identificeerbare informatie over betalingen

• het maken van back-ups van persoonsgegevens waar redelijkerwijs mogelijk

• het versleuteld opslaan van gevoelige informatie indien mogelijk

• het zo snel als redelijkerwijs mogelijk aanpakken van kwetsbaarheden in de software

Wij willen u er wel graag op wijzen dat absolute veiligheid voor het verzenden van persoonsgegevens via het internet of het opslaan van persoonsgegevens niet altijd gegarandeerd kan worden.

6.  Links naar sites van derden

Onze Diensten kunnen links bevatten naar andere websites en diensten. Daarnaast kan onze Dienst ook zijn voorzien van advertenties van derden. Websites en diensten van derden kunnen informatie over u bijhouden. We hebben geen controle over deze sites of hun activiteiten. Als u uw persoonsgegevens verstrekt aan derden, dan zijn wij hierbij niet betrokken. In dat geval is het privacybeleid van deze derde partij van toepassing.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van het privacybeleid van deze partijen en de manier waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens. Wij raden u aan om hun privacy- en beveiligingspraktijken en hun beleid te bestuderen, voordat u persoonsgegevens aan ze verstrekt.

7.  Uw rechten

Privacywetgeving geeft u bepaalde rechten met betrekking tot uw eigen persoonsgegevens. De rechten die wij hieronder omschrijven zijn geen absolute rechten. Wij zullen altijd een afweging maken of wij redelijkerwijs aan uw verzoek kunnen voldoen. Lukt dit niet, of zou het bijvoorbeeld ten koste gaan van de privacy van anderen, dan kunnen wij uw verzoek weigeren. Indien wij een verzoek weigeren, laten wij dit gemotiveerd weten.

Recht op inzage

U heeft het recht om op te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken. U kunt ons ook vragen om inzicht te geven in de verwerkingsdoeleinden, betrokken categorieën van persoonsgegevens, de (categorieën van) ontvangers van persoonsgegevens, de bewaartermijn, de bron van de gegevens en of wij wel of niet gebruikmaken van geautomatiseerde besluitvorming. U mag ook vragen om een kopie van uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt. Wilt u bijkomende kopieën? Dan kunnen wij daarvoor een redelijke vergoeding in rekening brengen.

Recht op rectificatie

Indien de door ons over u verwerkte persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons verzoeken de persoonsgegevens aan te passen of aan te vullen. Indien wij uw verzoek inwilligen, zullen wij, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, de partijen aan wie wij gegevens verstrekken daarover inlichten.

Recht op het wissen van gegevens

Wilt u niet meer dat wij bepaalde persoonsgegevens van u verwerken? Dan kunt u ons verzoeken om bepaalde (of alle) persoonsgegevens over u te wissen. Of wij gegevens zullen wissen, hangt af van het verwerkingsdoeleinde. Gegevens die wij verwerken op grond van een wettelijke plicht of voor het uitvoeren van de overeenkomst, wissen wij alleen indien de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn. Indien wij gegevens verwerken op grond van het gerechtvaardigd belang, dan wissen wij gegevens alleen indien uw belang zwaarder weegt dan dat van ons. Wij zullen deze afweging maken. Verwerken we de gegevens op grond van toestemming, dan wissen wij de gegevens slechts indien u de toestemming intrekt. Hebben wij per ongeluk gegevens onrechtmatig verwerkt of schrijft een specifieke wet voor dat wij gegevens moeten wissen? Dan zullen wij de gegevens wissen. Als de gegevens nodig zijn voor de afhandeling van een gerechtelijke procedure of een (juridisch) geschil, dan wissen wij de persoonsgegevens pas na afloop van de procedure of het geschil.

Indien wij uw verzoek inwilligen, zullen wij, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, de partijen aan wie wij gegevens verstrekken daarover inlichten.

Beperking van de verwerking

Als u de juistheid van door ons verwerkte persoonsgegevens betwist, als u meent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig hebben verwerkt, indien wij de gegevens niet meer nodig hebben of indien u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, kunt u ons tevens verzoeken om de verwerking van die persoonsgegevens te beperken. Bijvoorbeeld gedurende de tijd die wij nodig hebben om uw betwisting of bezwaar te beoordelen, of indien reeds duidelijk is dat voor verdere verwerking van die persoonsgegevens geen rechtmatige grondslag (meer) bestaat, maar u er toch belang bij heeft dat wij de persoonsgegevens nog niet wissen. Als wij de verwerking van uw persoonsgegevens op uw verzoek beperken, mogen wij die gegevens nog wel gebruiken voor de afhandeling van een gerechtelijke procedure of een (juridisch) geschil.

Recht op overdraagbaarheid

Op uw verzoek kunnen wij de gegevens die wij verwerken voor het uitvoeren van de overeenkomst of op grond van uw toestemming en die automatisch verwerkt worden, overdragen aan u of een andere door u aan te wijzen partij. Een dergelijk verzoek kunt u met redelijke tussenpozen doen.

Geautomatiseerde individuele besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerkingen.

Recht van bezwaar en het intrekken van toestemming

Indien wij gegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang, mag u bezwaar maken tegen de verwerking. Indien wij gegevens verwerken op grond van uw toestemming, dan mag u die toestemming intrekken. Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar de betreffende verwerkingsdoeleinden hierboven.

Het uitoefenen van uw rechten

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar Marcel Hendriks: marcel.hendriks@aartsen.com.

Om misbruik te voorkomen vragen wij u, bij een schriftelijk verzoek tot inzage, aanpassing of verwijdering, u adequaat te identificeren. Dit kunt u doen door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet niet om op de kopie uw BSN én pasfoto af te schermen. We streven ernaar om uw verzoek, klacht of bezwaar binnen een maand te verwerken. Als het niet mogelijk is om binnen een maand een beslissing te nemen, zullen we u op de hoogte brengen van de redenen voor de vertraging en van het tijdstip waarop de beslissing naar verwachting zal worden verstrekt (niet langer dan 3 maanden na ontvangst).

Autoriteit Persoonsgegevens

Heeft u een klacht over onze verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u natuurlijk graag verder. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

8. Contact

Als u vragen, problemen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring of onze gegevensverwerkingen, dan kunt u contact met ondergetekende opnemen.

Breda, maart 2024

Namens Aartsen

Marcel Hendriks