20191129_Aartsen_NSFM_Jasper_Mathijs_Arnold013.jpg

Huiskamergesprek over Blue Banana


16/01/2020



“Ons enthousiasme bepaalt het enthousiasme van onze collega’s.”

 

Blue Banana is goed op stoom gekomen. FreshFuel is eind 2019 live gegaan met de automatisering van de communicatie met de afladers. Daarnaast verdwijnt het papieren dossier op termijn en werkt Aartsen aan een digitaal portaal voor afladers. Het zijn allemaal intensieve projecten waar meerdere mensen vanuit diverse disciplines nauw bij betrokken zijn. Daarover praten we in de huiskamer van Aartsen met key-users Arnold van Dalen (logistiek), Jasper van der Sandt (commercie) en applicatiebeheerder Mathijs Buzeijn.  

 

 

De rol van key-users

Key-users spelen een belangrijke rol in de ontwikkeling van applicaties. Maar wat is een key-user eigenlijk? 

 

Mathijs legt het uit: “Als key-user ben je het klankbord voor het fair hongkong (1).jpgprojectteam op de afdeling waar het project op termijn wordt geïmplementeerd. Je verzamelt informatie op afdelingsniveau waarmee de bouwers van de systemen aan de slag kunnen. Alle meningen, opmerkingen en details zijn van belang.” 

 

Arnold: “Een key-user brengt processen in kaart. Dat doe je voornamelijk met de mensen op de werkvloer. Op die manier kun je een goede vertaling maken naar de bouwers. Het gaat er tevens om dat je commitment krijgt van je collega’s.” 

 

Jasper haakt hier op in: “Iedere afdeling heeft een key-user. Iedere key-user heeft ook weer werkgroepen die hem van informatie voorzien en die betrokken worden bij het project. Daarnaast vindt er natuurlijk overleg plaats tussen alle key-users, zodat iedereen steeds weet wat de precieze status van het project is.” 

fair hongkong (1).jpg

“Na de livegang blijft de key-user belangrijk”, vertelt Mathijs. “Want de meeste vragen van de werkvloer komen bij hen terecht en in de meeste gevallen kan de key-user die vragen ook beantwoorden. In de gevallen dat het niet lukt, komen ze bij mij terecht.” 

 

 

Grote betrokkenheid van afdelingen

Elke key-user staat dicht bij de medewerkers van zijn afdeling. Hij heeft niet alleen hun input nodig, hij voorziet hen van informatie over de ontwikkelingen en hij betrekt ze zo actief mogelijk bij het project. 

 

“Lang niet iedereen komt met feedback, ideeën of opmerkingen. Dat is jammer, want juist in deze fase kunnen we naar iedereen luisteren en kunnen we alle goede bijdragen gebruiken. Na implementatie is dat te laat. Maar gelukkig krijg ik behoorlijk wat reacties. Dat wordt makkelijker naarmate zaken concreter worden. Nu kan ik op schermen laten zien waarmee we bezig zijn en waartoe dat moet leiden. Een goede aanleiding om de ontwikkelingen samen met collega’s te reviewen.” 

 

Jasper vervolgt: “Voordat een nieuwe applicatie live gaat, testen we die zeer uitgebreid. We laten collega’s kennismaken met nieuwe onderdelen en ze krijgen trainingen van hun specifieke key-user.”

 

Mathijs: “Voorafgaand aan de lancering van FreshFuel hebben we de commerciële ploeg uitgebreid laten schaduwdraaien met dit systeem. Dat ging elke week beter en dan zijn we op zeker moment klaar voor de implementatie.”

 

Invloed op toekomst van het bedrijf

Jasper: “Het project heeft een lange aanloopperiode nodig gehad. Iedere key-user moest toch aftasten wat er van hem werd verwacht. Daarnaast moet je het optimaal zien te combineren met je bestaande werkzaamheden.” 

 

Arnold kan dat beamen en noemt enkele voordelen van het feit dat hij key-user is: “Het is natuurlijk leuk om als één van de eersten te weten welke veranderingen eraan komen. Daarnaast is het een uitdaging om te helpen bij de ontwikkeling en collega’s er bij te betrekken.” Je kunt wel zeggen dat de key-users actief betrokken zijn bij de toekomst van Aartsen."

 

fair hongkong (1).jpg

“Het is mooi om invloed uit te oefenen op de toekomst van het bedrijf”, vertelt Jasper. “We proberen vernieuwingen te realiseren en klaar te zijn voor de toekomst. Het is ook interessant om het bedrijf tegen het licht te houden, te onderzoeken en kritisch te bekijken wat we doen.”

Mathijs: “Ik denk dat het boeiend is om de transparantie tijdens het proces te zien. Je komt veel meer te weten over de bedrijfsvoering.”

 

Op onze manier

Arnold: “Ik heb bij een andere organisatie een dergelijke applicatie mede geïmplementeerd, maar dat was een standaardpakket. Een standaardpakket werkt voor Aartsen niet. Het pakket bepaalt dan wat je kunt doen. Nu bepalen wij wat het systeem moet kunnen. Wij doen het hier op onze manier.”

 

De verwachtingen

Hoe zit het met de verwachtingen die medewerkers automatisch hebben omtrent Blue Banana? 

 

Jasper: “Onze verwachtingen komen zeker uit. Er is zoveel mogelijk.”

 

Mathijs: “De bekende functionaliteiten blijven, maar we breiden ze uit en maken ze eenvoudiger als dat mogelijk is.”

 

Arnold: “De groei die we hebben meegemaakt als bedrijf is met het oude systeem niet meer bij te houden. Met het nieuwe systeem kunnen we steeds meer.”

 

Jasper: “Wij bepalen wanneer de mensen er klaar voor zijn. We brengen het bovendien in kleine delen, dus het is behapbaar. Stapje voor stapje gaan we de goede kant op, dat ervaren onze collega’s. Dus ik denk dat hun verwachtingen uitkomen.”

 

Mathijs: “Ons enthousiasme bepaalt het enthousiasme van onze collega’s. De betrokkenheid die we creëren zal ervoor zorgen dat mensen de juiste verwachtingen hebben. Het zit ‘m veelal in communicatie.”

 

 

Blue Banana: nonstopfresh in de toekomst

In een ambitieus meerjarenproject, genaamd Blue Banana, wordt alle bestaande automatisering vervangen door een nieuw systeem. Dat ERP-systeem ontwikkelt Aartsen zelf. Via de deelprojecten FreshFuel (van aankoop tot commissie-afrekening), FreshTrade (verkoop en logistiek), FreshAccount (financiële adminstratie) en FreshRelation (CRM) werkt Aartsen aan een nonstopfresh toekomst.

 

 

fair hongkong (1).jpg